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唐山师范学院心理咨询档案管理制度
[发布时间:2017-06-08]  [点击数:]
 

唐山师范学院心理咨询档案管理制度

 

归档制度

凡属心理健康教育与咨询中心的各种门类载体的资料(学生心理档案、心理测试量表、心理测试结果和其他相关文字资料、录像、照片等)都由心理咨询中心统一管理。

一、归档范围

(一)学生心理咨询相关记录表(包括个别咨询记录表、个别咨询转介记录表、个别咨询效果调查表及统计结果)。

(二)心理健康教育活动相关文件(包括策划书、组织方案、通讯稿等资料)

(三)团体辅导相关文件(包括团体辅导协议书、团体辅导报名表、团体辅导效果反馈调查表)。

(四)心理测试结果及报告。

(五)学生心理咨询、心理健康教育活动相关电子、声像资料。

(六)各类上级通知。

二、归档要求

(一)学生心理咨询文字材料,由心理咨询中心指定专门管理人员负责收集、积累整理编号归档,管理人员要认真负责,严格遵守相关保密规定。

(二)存储电子文件的载体或装具应贴有标签,标签上应注明主要内容和存入日期等放入相应档案袋并附上《归档电子文件登记表》,归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态。

三、归档时间

(一)学生心理咨询相关记录表在每学期咨询结束至该学期结束时间段内,将应归档的文字材料整理编号经心理咨询中心主任审定后,以时间段为单位(一个学年为一个时间段)统一放入档案资料柜。

(二)各项管理工作中形成的文件,应在每学期结束前将应归档的文件归档存放。

(三)声像文件材料应在各项活动后,整理好随时归档,每学期结束前将各类声像文件材料刻录备份,编号统一放入档案资料柜。

(四)学生心理档案应按规定年限完好保存。

四、归档份数

(一)学生心理咨询记录表和转接记录表存放文件为原始文件一份,个别咨询效果调查表存放文件为原始文件一份,统计结果作为电子文档资料存放。

(二) 其他心理健康教育活动档案(包括心理健康活动、团体辅导等相关资料)存放文件均为原始文件一份,效果调查表统计结果(包括心理健康活动、团体辅导效果反馈调查表统计结果)作为电子文档资料存放。

五、移交手续

移交文件材料或档案要办理移交手续,移交材料清单一式二份双方签字后各保存一份存查。